採用担当者は求人に応募をしてきた方が初めて接する会社の人間です。そのため「会社の顔」という重要な役割を担います。
多くの人と接することになる採用担当者に最も求められるのが、相手にあわせたコミュニケーションと細かな気配りです。
これらの特徴を持つ人を採用担当者にすることで採用活動時点でのトラブルを避け、採用後のミスマッチを未然に防ぐことにつながります。
本記事では上記を含む採用担当者に求められる3つのスキル、向いている人に見られる5つの特徴について解説します。
また必置資格のない人事・採用担当において、採用担当者が持っていることでリスクの軽減、採用活動の幅を広げられる資格についても紹介しています。
採用担当者を決めたい経営者の方はぜひ参考にしてください。
採用担当者の仕事とは
採用担当は会社の経営、事業の拡大に欠かせない「人材」を集める部署です。採用担当の業務について理解し、適切な採用を行うことが長期的な会社への利益につながります。
採用担当者の業務には下記があります。
- 採用計画
- 求人の掲載
- 会社説明会
- 書類選考/面接
- 採用決定
- 内定後のフォロー
採用担当者の業務は各部署の売り上げ、ひいては会社全体の経営に直接的に影響を及ぼします。
採用活動を年単位で見ればその業務は変わらないようようにも見えますが、採用活動の方法や仕事に対する考え方は時代とともに変化します。
採用担当者には社会情勢や価値観の変化を理解し、採用方法を刷新できる柔軟な対応力が必要です。
採用担当者に求められる3つのスキル
採用担当者に求められるスキルを理解しておくことでミスマッチを避け、トラブルを防ぐことができます。
多くの人とのやり取り、事務作業の両方をこなさくてはいけない採用担当者には下記の3つのスキルが求められます。
- コミュニケーション能力
- 臨機応変な対応
- 採用や雇用に関する知識
コミュニケーション能力
相手に自分の意見や情報を伝えるだけがコミュニケーションではありません。採用担当者には会話や連絡の中で相手の考えを汲み取る「聞き手としてのコミュニケーション能力」が求められます。
例えば各部署の人たちはどのような人を採用して欲しいのか、面接中の大学生は本当はどのような人なのか、それらを会話の中で考える必要があります。
こちらの言葉を伝える話し手としてのコミュニケーション能力だけでなく、会話の中で相手の人間性を理解していくことのできる採用担当者でなければ、本当に求める人材を採用することはできません。
臨機応変な対応
採用担当は他の部署に比べて多くの人と接することになります。そのため発生するトラブルもさまざまであり、常に同じ対応で済ませることはできません。
例えば就職活動に慣れない新卒大学生のミス、多忙な役員の予定の変更に合わせたスケジュール調整など、人の数だけ問題は起こり得ます。
多くの人に関わる採用担当者には状況に合わせた判断と行動が必要です。
採用や雇用に関する知識
採用担当者には採用や雇用に関する法律知識も必要です。
代表的なものは雇用対策法や男女雇用機会均等法などです。求人を出す際に起こりやすいミスとして「30歳以下募集」など年齢による制限（例外あり）などがあります。
正しい知識を持って採用活動を行わなければ罰則の対象になり、企業のイメージダウンにもつながります。
採用担当者に向いている人の特徴5つ
同じスキルを持つ人の中から採用担当を選ぶ場合、次に紹介する特徴に当てはまる人を選ぶことでより適切な採用活動が行えます。
担当者に向いている人の特徴は次の5つです。
- 会社の顔であるという自覚がある
- プレゼンが得意
- 細かな気配りができる
- トレンドに敏感
- 計画をしっかり立てるのが苦じゃない
会社の顔であるという自覚がある
求人に募集をしてきた人が最初に会う企業の人間は採用担当者です。そのため採用担当者の発言や行動は企業のイメージに直結します。
せっかく説明会に参加してくれた人も採用担当者の態度しだいでは「やっぱり辞めておこう」となることも考えられます。
採用担当者には「自分が会社の顔である」という自覚、それに伴った行動ができる人がふさわしいです。
プレゼンが得意
採用担当者は会社説明会など外部の人に対してプレゼンをする機会が多くなります。
説明に必要な資料の作成や想定される質問に対する回答、時には接する相手に合わせて説明の方法を変えることも必要です。
公開されている情報の他に自分の言葉で会社の魅力をアピールし、人に伝えることのできる人が採用担当者にはぴったりです。
細かな気配りができる
採用担当者は人の様子を見て細かな気配りやフォローができる人が向いていると言えます。
採用が決まった内定者への入社までのフォローや実際に働き出してからの面談など、採用が決まってからの業務も少なくありません。
採用後にもフォローをしてくれる採用担当者であれば、入社した人も安心して働くことができます。
トレンドに敏感
求人の方法や雇用のルール変更などに気づき、実践できる人は採用担当者にぴったりです。
最近は転職アプリやSNSを使った求人が一般的となっています。特に20代の若い人を求人のターゲットとしている場合、求人サイトや企業ページといった従来の方法だけでは採用活動を進めるのは厳しいことが考えられます。
就職先としての人気や会社のネームバリューにもよりますが、求人を探す方法や雇用のルールが多様化する中で、求人ターゲットや自社の知名度などを考慮し、新しい採用活動を実践していく姿勢が採用担当者には必要です。
計画をしっかり立てるのが苦じゃない
採用担当者には「計画を決めて実行するのが好き」という方が向いています。なぜなら採用活動は求人への応募者だけでなく採用部署、役員など多くの人と予定を合わせる必要があるからです。
また計画を立てるだけでなく、何かあった時の予備日の設定や緊急の対応など、計画にずれが生じたときに冷静に対応できる人を選ぶといいでしょう。
差が生まれる、採用担当者に望ましい資格
採用担当を含め、人事部には必置資格がありません。そのため誰でも採用担当者にすることができます。
業務を行う上で資格は必要ありませんが、特定の資格を採用担当者が保有していることで採用活動のリスク軽減、採用する人の幅が広がる資格を2つご紹介します。
採用担当者の選び方に迷った際には下記の資格を目安にするのも手段の一つです。
- 人事総務検定
- 外国人雇用管理責任者
人事総務検定
人事総務検定は一般社団法人人事総務スキルアップ検定協会が発行する資格で、レベルは3級から1級の3段階です。
人事総務検定では人事や総務について法律などを含む基礎から実務までの知識が問われます。知識部分をすでに持っている前提で業務を開始できるので採用担当者として教育するコストが削減されます。
また社労士の実務に重なる内容でもあり、将来的なキャリアアップを促すことも可能です。
外国人雇用管理主任者
外国人雇用管理主任者は外国人雇用支援センターが発行する外国人の雇用・サポートができる人材の育成を目的に発行される資格です。
外国人を雇用するには在留資格や在留期間に関して厚生労働大臣への届出などが必要であり、日本人の雇用とは異なる手続きをしなければいけません。（技能実習生も同様）
届出を怠れば罰金刑を受けることもあります。外国人雇用管理主任者がいることで必要な手続きなどをスムーズに進めることができ、余計なリスクをおさえることができます。
採用担当は「ヒト」の入り口
採用担当者は会社経営の4大資源である「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」のうち、「ヒト」の入口となる重要な役割を持ちます。
採用担当について正しく理解し、適切な配役をすることは各部署の成長、ひいては会社の拡大につながります。
また採用活動は採用担当者の能力だけでなく、魅力的な労働条件や福利厚生が重要です。新しい福利厚生として「給料ファクタリング」のご紹介もできます。
ファクタリングとは本来、企業の売掛金の債券を利用した資金調達の方法です。給料ファクタリングはその仕組みを用いた個人の給料を対象にしたファクタリングです。
給料ファクタリングを福利厚生として採用することで、会社に務める個人が給料を利用した資金調達（イメージとしては給料の前借り）ができるようになります。
